+ 31 (0)6 3400 1872      info@bordspelwereld.nl        

A728x90

Selecteer de taal

Wat komt er allemaal kijken bij de organisatie van een Spellenbeurs?

Wat komt er allemaal kijken bij de organisatie van een Spellenbeurs?

Spel-o-polis, de jaarlijkse opening van het klassieke spellenbeurseizoen in St. Niklaas, is uitgegroeid tot een onmisbaar evenement voor liefhebbers van bordspellen, kaartspellen en tabletop games. De beurs biedt een unieke kans voor zowel beginnende als doorgewinterde spelers om kennis te maken met de nieuwste releases, klassiekers te herontdekken, en zich onder te dompelen in de wereld van spellen.

Met een zorgvuldig uitgekiende opzet richt Spel-o-polis zich op een breed publiek, van gezinnen met jonge kinderen tot hardcore gamers. De beurs is verdeeld in thematische zones, waar bezoekers niet alleen kunnen spelen, maar ook workshops en demonstraties kunnen bijwonen. Daarnaast bieden tal van standhouders hun nieuwste spellen aan, vaak met exclusieve beursaanbiedingen.
Spel-o-polis streeft ernaar om de spellencommunity samen te brengen en een platform te bieden voor interactie, inspiratie en ontdekking. Bordspelwereld sprak met drie vrijwilligers. Hun verhalen geven een indruk wat er allemaal komt kijken bij de organisatie en tijdens de opbouw en de unieke elementen die deze beurs tot een waar paradijs voor spelletjesliefhebbers maken.

Dag mannen, met wie spreek ik? Kunnen jullie jezelf misschien voorstellen?
Dag Dick, je spreekt met Roy en Sander, we zijn beiden al sinds een tiental jaar lid van het bestuur van de Bokkensprong, waar we samen met Els, Joeri, Koen, Pascal en Peter het bestuur vormen. Met dezelfde ploeg hebben we sinds het prille begin ook onze schouders onder Spel-o-Polis gezet.

Kun je iets vertellen over het ontstaan van Spel-o-polis. Hoe is het allemaal begonnen?
Sinds het ontstaan van Spellenclub De Bokkensprong in 2012, heeft onze club steeds een grote groei gekend. Zo zijn van we 1 naar 3 locaties gegaan en organiseerden we in de jaren voorafgaand aan Spel-o-polis een familiedag voor onze leden die ook steeds populairder werd.
Maar voor ons 10-jarig jubileum wouden we iets speciaals doen, en dus hebben we na een interne brainstorm besloten om in 2022 Spel-o-polis te organiseren, waar we nu al aan de 4de editie toe zijn. Onze eerste editie hing wel even aan een zijden draadje omdat de wereld nog in volle corona-paniek was. Gelukkig was het precies op tijd toegestaan om opnieuw grote indoor evenementen te organiseren, weliswaar nog met social distancing en mondmaskers voor de vrijwilligers.
Ondanks deze omstandigheden trokken we toen al 500 enthousiaste bezoekers die - ondanks een probleem met de verwarming toch een heel leuke dag beleefden, en sinds dan zijn we elk jaar gegroeid.

Oh ja… dat herinner ik me nog goed. Het was bitter koud in de zaal
Laten we zeggen dat het temperatuur aangepast was aan het spel dat plaatsvond in de prehistorie.

Wie kwam als eerste met het idee om een spellenbeurs te organiseren en wat was daar de reden voor?
Dit was dus geen individuele beslissing, maar meerdere personen binnen het bestuur hadden dit idee, al was de allereerste die het suggereerde Els, denk ik.

Wanneer zo'n idee er dan is dan moet er een organisatieplan gemaakt worden. Ik stel me dan voor dat er een lijst met taken ontstaat. Die taken moeten worden uitgevoerd. Wie bepaalt welke taken door welke persoon worden uitgevoerd?
Dat was in het begin zeker een hele klus. Het laatste dat je wil is dat je een belangrijk onderdeel in de voorbereiding mist. Gelukkig bestaat onze bestuursploeg uit een grote en enthousiaste bende die ook buiten de spellenclub zijn/haar strepen heeft verdiend bij het organiseren van evenementen.
Bovendien draaiden we al enkele jaren mee in de organisatie van Spel in Antwerpen en Zomerspel in Merelbeke (bij Gent). We hadden dus wel al een vrij goed idee wat er juist nodig is om een beurs te organiseren.
Dankzij onze connectie met de forumfederatie (organisatie achter Spel in Antwerpen) kwamen we voor het eerst in contact met de “andere” kant van een spellenbeurs. Dankzij onze Gentse afdeling waren we ook steeds vaker op Zomerspel actief. Daar hebben we veel dingen geleerd, zowel positieve zaken maar ook dingen die we anders zouden aanpakken. Gaandeweg groeide binnen ons bestuur het idee om zelf eens iets op poten te zetten. Ons 10-jarig bestaan leek daarvoor perfect. We hadden ondertussen al flink wat connecties kunnen opbouwen met andere spellenclubs en “onzen bok” was in de spellenwereld geen onbekend figuurtje meer.

“Onzen Bok”?
Ja, ons logo.

Oh… ik snap ‘m! Overigens vind ik jullie logo misschien wel het allermooiste logo van de spellenclubs die ik ken.
Dank je. Maar om verder te gaan met de vraag daarvóór; we begonnen dus alvast met de nodige ervaring aan ons avontuur. Ook vertrouwen we elkaar blindelings. Elk jaar beginnen we met een start-vergadering in augustus, en een eerste opvolgvergadering in oktober waarin we alle taken onderverdelen in verschillende werkgroepen waar 1 of meerdere leden van het bestuur in zitten met telkens een specifiek thema (2de hands, ticketing, Catering, zaalplan, standhouders, promotie, vrijwilligers, logistiek,…). Op dit moment nemen we ook gezamenlijk alle grote strategische beslissingen, waarna het aan de werkgroepen is om deze concreet in te vullen en op te volgen.
Deze werkgroepen mogen autonoom en in volle vertrouwen werken waarbij iedereen die geen onderdeel is van die werkgroep erop vertrouwt dat de leden van de werkgroep hun taken naar behoren uitvoert. Ieder van ons heeft zo zijn eigen sterktes en op deze manier speelt iedereen op zijn beste positie.

Zo'n organisatie is alleen mogelijk wanneer je genoeg enthousiaste vrijwilligers hebt. Hoe en waar werf je die?
Meer dan 200 leden hebben helpt daar alvast bij. Onze leden weten dat ze bij ons steeds een ruim gamma aan de meest recente bordspellen kunnen spelen én dat het hen ook vaak wordt uitgelegd zonder dat ze zelf het spelregelboek moeten openslaan. Dat appreciëren ze enorm en sommige zijn ons daar zo dankbaar voor dat ze ons dan maar wat graag komen helpen waar nodig. Maar ook vrienden, familie, ouders en kinderen komen ons die dag helpen. Niet iedereen is een geboren speluitlegger maar zo’n event vraagt veel maar dan alleen maar speluitleggers. Ook hier proberen we iedereen in te plannen op de plaats waar hij/zij zich het beste voelt zodat het ook voor onze vrijwilligers een aangename dag is.

Ik neem aan dat er voorafgaand aan de eerste editie heel veel vergaderd is. kun je aangeven hoe vaak?
Gôh ontzettend vaak. De laatste maand/weken zal dat 1 of meermaals per week geweest zijn. Niet steeds allemaal samen maar in onze kleine werkgroepen. Onze eerste editie vond ook plaats middenin de Coronacrisis. De grootste vraag is lange tijd geweest doen we het of niet. De eerste keer is ook de moeilijkste. Je hebt nog geen draaiboek, je moet elk aspect nog overdenken.
Na het eerste jaar schaaf je dingen bij, na het tweede vijl je bij en nu probeer je zoveel als mogelijk te polijsten. Een spellenbeurs is een kunstwerk dat je elk jaar moet blijven opblinken als je wil dat het schijnt, waarbij elke editie beter wil doen, en dankzij onze groei ook telkens met nieuwe uitdagingen geconfronteerd wordt, want wat de vorige keer werkte zal misschien de volgende keer niet meer zo vlot verlopen omdat er telkens een 300 extra bezoekers zijn.

Hoe lang zat er eigenlijk tussen dat eerste idee en de eerste editie van Spel-OPolis
Het idee speelde al langer, maar werd nooit echt concreet tot we in midden 2021 besloten hebben om te springen. Tussen het eerste concreet plan en de eerste editie zat dus een dik half jaar.
Maar we bleven lang in de onzekerheid zitten of Corona het wel toeliet om iets te organiseren. Waardoor we deze beslissing om het te doen pas in de kerstvakantie genomen hebben toen de omstandigheden in de juiste richting evolueerden en we meer dan 100 bezoekers mochten hebben zodat het mogelijk was om uit de kosten te komen (ook al was er net een periode van verstrenging toen we communiceerden). Bovendien deed de grote zaal toen ook dienst als vaccinatie-centrum en konden we slechts over de foyer en een deel van de kleine zaal beschikken.
Of we veel bezoekers gingen hebben was ook lang onduidelijk. We hadden toen nog geen naambekendheid, er was de verplichte covid-safe pas en mensen kochten ook pas heel laat hun tickets in voorverkoop. We hebben als bestuur die laatste dagen wat tussen hoop en vrees geleefd, al hadden we met onze partners de nodige afspraken gemaakt zodat we het risico zoveel als mogelijk konden beperken.
De Vlaamse Spellenbeurzen verschillen van de Nederlandse door de aanwezigheid van verschillende spellenclubs die hun ludotheek meenemen.

De spellenbeurzen in Vlaanderen en Nederland zijn eigenlijk nauwelijks met elkaar te vergelijken. Als ik naar de voornaamste beurzen kijk waar we bij betrokken zijn (Spel in Antwerpen, Zomerspel in Merelbeke en natuurlijk Spel-o-polis) worden deze allemaal door verenigingen zonder winstoogmerk georganiseerd waardoor vrijwilligers het naast hun dagelijks werk organiseren. Het is dus niet de bedoeling dat deze evenementen structureel winst genereren, waar je bv bij Spellenspektakel in Nederland wel een vennootschap met winstoogmerk als organisator hebt, waardoor deze meer commercieel ingesteld zijn en andere middelen hebben.
We kiezen als Spel-o-polis ook heel bewust om er te zijn voor alle spelers binnen de bordspellenwereld, en we proberen een Win-Win-Win te creëren voor zowel de bezoekers, de uitgevers maar ook de spellenclubs.
Want we blijven in oorsprong en doorheen de rest van het jaar een bordspellenclub, waardoor we het belang en de meerwaarde van en voor onze clubs beseffen, want alle clubs dragen bij aan het succes van Spel-o-polis, en hierdoor kunnen ze ook extra leden aantrekken.
Elke spellenclub heeft ook een vrije keuze in welke titels ze presenteren daardoor krijg je een heel gevarieerd aanbod als bezoeker en kan de club zijn eigenheid nog meer in de verf zetten. Je ziet een win-win-win voor iedereen.
En tot slot heeft de bokkensprong doorheen de jaren een steeds grotere collectie bordspellen opgebouwd, die we elk jaar drastisch moeten afslanken vermits deze vervoerbaar moet blijven vermits we op 3 verschillende locaties spelen (je kan je inbeelden dat dit de moeilijkste beslissingen zijn), welke we met veel plezier aan onze bezoekers te beschikking stellen, zodat deze indien ze genoeg nieuwe spellen gespeeld hebben kunnen ontspannen met een spel dat ze reeds kennen. We merken elke editie op dat hier zeker vanaf de namiddag altijd veel enthousiasme en interesse voor is, zodat we er bewust voor kiezen om onze uitleenstand te blijven aanbieden.

Gaat dat altijd goed?
Ja, perfect zelfs. Als je al onze edities bekijkt ga je zien dat er alleen maar clubs zijn bijgekomen en nog belangrijker, dat er geen enkele is vertrokken. De zon schijnt voor iedereen en we willen als organisatie proberen iedereen zijn plaats te geven om te schijnen. We zijn bevriende clubs onder elkaar, er is geen nood om elkaar te beconcurreren. We hebben een gemeenschappelijk doel en dat is onze hobby promoten.
Voor de uitleen hebben we een goed werkend systeem uitgewerkt: ze krijgen enkel de inhoud van de speldoos in de bodem mee, het deksel blijft bij ons waarin ze iets moeten achterlaten waarmee we ze kunnen identificeren (identiteitskaart, rijbewijs,…) zodat we zeker zijn dat we ons spel terugkrijgen.

Raken er geen spellen of onderdelen kwijt?
Eigenlijk valt dit heel goed mee, er zijn dankzij ons systeem nog nooit spellen verdwenen, en de bezoekers hebben altijd heel veel respect voor onze spellen, waardoor deze naast de gebruikelijke slijtage door (veelvuldig) te spelen, geen onderdelen missen.

Er zijn veel kosten Ik denk aan: De huur van de locatie, De huur van tafels en stoelen, Kleding en het bedrukken ervan, Drukwerk Vergeet ik nog iets in dit rijtje?
Voor Spel-o-polis komt hier nog een promobudget, de kosten voor de website waar we de tickets verkopen, de kosten voor de catering, de kosten voor de verzekeringen voor de vrijwilligers maar ook voor de bezoekers bij. Dan blijft er een piepklein budget over om de vrijwilligers te bedanken, want zonder hen is het niet mogelijk om spel-o-polis te organiseren.
Wat het promobudget betreft zijn FB campagnes bijna een must geworden om je naambekendheid te vergroten maar vooral aanwezig zijn op andere events doet wonderen. Mond aan mond reclame is en blijft natuurlijk het beste, we zijn alvast heel blij met jouw bijdrage hieraan Dick! Verder was het lijstje redelijk compleet. Onze spellen hadden we al en elk jaar kijken we als bestuur waar we onze accenten willen leggen.

Wat staat daar aan inkomsten tegenover? Inkom Huuropbrengst van exposanten De paar procent van de tweedehands verkoop Verkoop van eten en drinken? Vergeet ik hier nog iets?
Inkom en catering zijn de 2 grootste bronnen. Standgeld van de standhouders hebben we bewust niet, enkel de verkopers die zelf geen spellen meebrengen om te demoën betalen een kleine vergoeding voor hun stand.
Elke standhouder moet geen financiële vergoeding betalen, want we willen spel-o-polis laagdrempelig houden voor iedereen, dus ook voor hen.
We hanteren wel de regel dat elk spel dat door een standhouder open wordt gelegd door deze als sponsoring aan de tombola van spel-o-polis geschonken moet worden. Hierdoor kunnen onze bezoekers genieten van een ongelofelijk mooie prijzentafel, wat altijd een van de attracties is van spel-o-polis. Had ik je win-win-win al uitgelegd?

Bieden jullie ook ruimte aan beginnende bedenkers die hun spel willen komen laten zien?
Zeker, naast de grote uitgevers voorzien we ook elk jaar verschillende standen voor de spellenontwerpers die met eigen creaties langskomen die soms nog een prototype zijn, en soms al in productie zijn. Zo is Dirk Van De Spiegel al sinds enkele jaren vaste klant, en dit jaar mogen we onder meer The Geeksmith, Playfull Panda Game Development, Bad Rule Games en de bedenker van het spel “Malki” of van het spel “the Huntsman Society” voor de eerste keer ontvangen die laatste brengt overigens ook een nieuw prototype mee. En bijvoorbeeld Mind Cycling was er op de vorige editie met een prototype, en dit jaar staat hij er terug om het afgewerkte spel te demonstreren om de cirkel rond te maken.

Wat is de reden waarom Spel-O-Polis slechts één dag duurt?
Dit heeft meerdere redenen, we willen een kwalitatieve ervaring bieden aan onze bezoekers, en op één dag kunnen we al onze posities voldoende invullen met vrijwilligers waardoor deze ook af en toe pauze kunnen nemen en er een aangename dag van kunnen maken. Hiernaast is dit ook eerder praktisch van aard, vermits we op vrijwilligers draaien is het heel handig dat we na spel-o-polis nog een zondag hebben om de gebruikte spullen terug te brengen naar onze diverse partners, en kunnen we bekomen voordat we maandag terug aan het werk gaan.
Daarom kiezen we bewust voor 1 dag. Iedereen komt en geniet met volle teugen van 1 geslaagde dag. Als organisatie blikken we achteraf ook liever terug op 1 geslaagde dag dan 2 dagen die een meh-gevoel oproepen.

Wanneer beginnen jullie met de opbouw van de beurs. Hoeveel vrijwilligers zijn er dan al aanwezig.
Logistiek gebeuren er in de week voor spel-o-polis al heel wat zaken maar echt opbouwen? Vrijdagmorgen vanaf 7u mogen we binnen in de zaal waarna we na een korte rondgang om 7u30 beginnen met de effectieve opbouw. De hoeveelheid vrijwilligers is altijd verschillend, waarbij er ook mensen een voor of namiddag of avond komen helpen, maar meestal zijn we toch met een tiental personen.

Dan is de beurs afgelopen en moet er worden opgeruimd. Laten jullie de ruimte "veegschoon" achter... is ook dat een taak van het vrijwilligersteam?
Ja idd al gaat dat verrassend vlot. We vragen aan onze standhouders om elk hun stand op te ruimen waarbij ze de gebruikte tafelkleedjes stoelen en tafels op de juiste plaatsen/karren dienen achter te laten. Tafels en stoelen opruimen met 50 of met 5 een wereld van verschil. Daarna gaan we inderdaad nog eens met de borstel door de gang zodat we (meestal) rond 23u kunnen gaan klinken op een geslaagde editie.
Hiernaast is er ook de afspraak met de zaal dat deze na onze editie nog eens met een kuisploeg langskomt om de zaal grondiger te reinigen waar we ook voor betalen.

spel o polis vrijwilligersIk zie een foto dat jullie vrijwilligersteam bestaat uit zo'n 30 lachende personen. Blijft er genoeg over, na afloop, om gezamenlijk uit eten te gaan?
Ons eerste doel is altijd uit de kosten komen en doordat we “slim” organiseren en op veel vlakken de kosten proberen drukken slagen we daar meestal zonder problemen in. We zijn ook een vzw. Winst is dus niet het hoofddoel. Voldoende overhouden om een slechte editie of een tegenslag te overkomen en onze bevriende clubs hun deel geven is het belangrijkste.
Voor onze medewerkers organiseren we na afloop van spel-o-polis steeds een kleine activiteit al proberen we ook hier weer verder door te groeien en te verbeteren, zodat we de vrijwilligers deze keer op een iets andere manier gaan bedanken.
We werken als groep kei hard om onze leden elke dag van het jaar de beste club te bezorgen die ze maar kunnen wensen. Vrijwilligers lachen niet omdat ze achteraf eten krijgen, ze lachen omdat ze graag zijn waar ze op dat moment zijn en omdat ze het net als wij vrijwillig doen! We hebben als club de afgelopen 13 jaar vooral geleerd dat wat je geeft terug komt. Spel-o-polis was oorspronkelijk een éénmalig event als feest voor onze club maar het ongelofelijke enthousiasme dat we mochten ontvangen heeft er voor gezorgd dat jullie binnenkort de 4de editie van spel-o-polis krijgen.

Dank jullie wel voor jullie tijd. Ik vond het een heel goed verhaal!
Vergeet zeker niet om je ticket in voorverkoop te kopen, dit is goedkoper en heel eenvoudig, en handig voor ons om in te schatten hoeveel bezoekers we kunnen verwachten!

bokkensprong strip

 

Een overzicht van alle Nederlandse en Vlaamse evenementen vind je op:

bordspel clubs websiteheader

Wil je naar een bordspeldag of -avond van een club?
Hier vind je een uitgebreid overzich!

Op zoek naar de datums van beurzen en meerdaagse evenementen? Ook hier!

Selecteer de taal

Koekie er bij?
Wij presenteren cookies op onze website. Sommige zijn essentieel voor u en het correct functioneren van deze site, andere cookies helpen ons om de site en gebruikerservaring te verbeteren (tracking cookies). U kunt zelf kiezen of u deze cookies wil toestaan of niet. Let op: dat als u onze cookies niet blieft mogelijk niet alle functies van de site voor u beschikbaar zijn.